【例文付き】営業の手紙の書き方3ステップ｜反応率を高めるポイントも紹介

「電話やメールで何度アプローチしても、重要な相手に全く相手にされない」といった経験はありませんか？

デジタルな営業手法が主流の今、あえて手紙を送ることで、相手側の心の壁を突破できる可能性があります。

しかし、いざ手紙を書こうとしても「何を書けばいいのか」「ビジネスマナーは大丈夫か」と悩む方も多いでしょう。

本記事では、営業で成果を上げる手紙の書き方を3つのステップで解説し、反応率を高めるポイントや実際の文例も紹介します。

手紙営業とは？

手紙営業とは、営業活動において見込み客や顧客に対して、手書きまたは印刷した手紙を送るアプローチのことです。

メールや電話が主流のなか、あえてアナログな手紙を送ることで、相手に特別感を与えたり、決裁者に直接アプローチできる効果があります。

手紙営業のメリット・デメリットを以下にまとめたので、参考にしてください。

項目	メリット	デメリット
開封率・閲覧率	開封率が圧倒的に高い	送付しても読まれるとは限らない
ターゲットへの訴求力	決裁権者に直接アプローチしやすい	ターゲットリストの精度が成果を左右する
差別化と印象	強い印象と特別感を演出できる	作成と送付に時間と手間がかかる
情報伝達	商品・サービスの魅力を深く伝えられる	情報量が多すぎると読まれない
コスト	ターゲットを絞れば費用対効果を高められる	印刷・郵送コストがかかる
効果測定	QRコードなどでデジタル連携が可能	相手の反応が見えにくい
関係構築	信頼関係を築きやすい	短期的な成果を追求しにくい

メールが埋もれがちな現代において、手紙は封を開けなければ内容が分からないため、読んでもらえる確率が高い点も注目されています。

つまり、手紙営業は「その他大勢」の営業メールから抜け出し、自分の存在を相手に印象付けるための手段として再評価されています。

実際、手紙を活用してアポイント獲得率が大幅に向上した事例もあり、今改めて注目されている手法です。

営業代行会社Emoooveでは手紙営業も含めた複数チャネルで、決裁者からアポ獲得を支援します。

累計100社以上の企業を代行してきた実績があるため、効率的な手紙営業のやり方に悩んでいる企業はぜひご相談ください。

営業で送る手紙の基本的な書き方3ステップ

営業手紙を書くときは、宛名や挨拶から始まり、本文で提案内容を伝え、最後に連絡先や次のアクションを示して締めくくるのが基本です。

ここでは、手紙を構成する3つのステップごとにポイントを説明します。

1.宛名・挨拶など書き出しで好印象を与える

手紙の冒頭では、宛名（会社名・部署名・担当者名）を正確に書き、丁寧な挨拶文で始めます。

宛名には相手の役職名や氏名を正式な表記で記し、名前の後には「様」を付けて敬称を忘れないようにしましょう。

また、時候の挨拶や、突然の手紙へのお詫びの一文を入れると好印象です。

自分が何者であるか（会社名や所属・氏名）も早めに名乗り、相手と接点がない場合でも敬意を払った書き出しにします。

また、手紙の件名（題名）を冒頭に付けることも有効で、「〇〇のご提案のお願い」といった具体的なタイトルを入れておくと、相手が趣旨を理解しやすくなります。

2.本文：相手の課題に寄り添った提案を盛り込む

手紙の本文では、相手の課題やニーズに寄り添った内容を盛り込みます。

単に自社商品の優位性を並べるのではなく、相手の状況や業界動向を踏まえましょう。

「貴社の業務負担軽減にお役立ていただけるのではないかと存じます。」のように、相手にメリットがある提案を示しましょう。

事前に相手の会社の情報を調べ、関心を引く話題や共感できる点を盛り込むと、手紙にオリジナリティが出て読まれやすくなります。

文章はダラダラと長く書きすぎず、要点を端的に伝えて相手が負担なく読めるよう心がけます。

また、適宜段落を設けて読みやすいレイアウトにすることも大切です。

3.結び：連絡先と次のアクションを明記し丁寧に締める

手紙の結びでは、今後のアクションや連絡先を明確に伝えつつ、丁寧に締めくくります。

必要に応じて「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を入れ、相手への配慮を示すのも効果的です。

また、自分の氏名・所属・連絡先（電話番号やメールアドレス）も忘れずに記載しましょう。

冒頭で「拝啓」を用いた場合は、末尾に「敬具」を入れることも忘れないようにしてください。

【ケース別】新規営業のアポで効果的な手紙例文

新規開拓の営業でアポイントを獲得するために効果的な手紙の例文を、シチュエーション別に紹介します。

それぞれの状況に合わせた文例を参考に、自分のケースに合うようにアレンジしてみてください。

新規開拓で送る際の手紙の例文

展示会・イベントで名刺交換後に送る手紙の例文

Web記事やニュースをきっかけに送る手紙の例文

飛び込み訪問などのアポが難しい相手に対する手紙の例文

電話やメールで反応がない相手に対する手紙の例文

【ケース別】既存顧客に対するフォローの手紙例文

既存のお客様に対して送るフォローアップの手紙例文をケース別に紹介します。

成約直後のお礼や、久しく連絡を取っていないお客様への再アプローチ、新サービスの案内など、関係性に応じた文例を見てみましょう。

商談成約後に送るお礼の手紙の例文

休眠していたお客様に久しぶりに出す手紙の例文

既存顧客への新サービス案内の手紙の例文

営業手紙で反応率を高めるポイント5選

手紙を送るなら、できるだけ相手から反応（返信やアポイント）を得る必要があります。

ここでは、営業手紙の反応率を高めるために押さえておきたいポイントを5つ紹介します。

押し売りの内容を避ける

手紙は一方通行のコミュニケーションなので、内容が強すぎると相手に不快感を与えかねません。

そのため、手紙の内容があからさまな売り込み一色にならないよう注意しましょう。

相手の課題に触れつつも「ぜひ解決のお役に立てれば幸いです」といった控えめな誘いに留めましょう。

あくまで「お役に立てる提案をしたい」というスタンスで文章を構成し、読んだ相手がプレッシャーを感じない柔らかな表現を心がけます。

相手に合わせてテンプレートをカスタマイズする

テンプレートをそのまま使うと、手紙本来の「あなたのために手間をかけた」という価値が伝わらなくなります。

読む側に「大量送付しているのでは？」と見抜かれ、逆効果になりかねません。

そのため、必ず相手の業種・役職・立場に合わせて内容をカスタマイズしましょう。

相手企業のニュースや課題に触れる一文を加えるなど、その人だけの特別な手紙にする工夫が大切です。

送る相手ごとに文章を少しずつ変えるだけでも、相手に与える印象は大きく変わります。

ひと手間かけることで「自分のために書いてくれた」と感じてもらいやすくなります。

手書きのひと言や署名で温かみを加える

手紙ならではの温かみを演出するために、筆跡を残す工夫をしましょう。

直筆のメッセージは、それだけで相手への特別感を生み、「自分のために時間を割いてくれた」と感じさせる効果があります。

手書き文字には人柄が表れ、デジタル文字にはない人間味を感じさせられるため、相手の心を動かしやすくなります。

ただし、あまりに字が読みにくい場合は逆効果なので、丁寧な字で書くことを意識しましょう。

手紙送付後は必ずフォローコール・メールを行う

手紙送付だけで満足せず、必ず後日フォローの連絡をしましょう。

電話やメールで手紙を読んでもらえたか確認し、感想や反応を伺って次のステップにつなげることが大切です。

電話で「○月○日にお手紙をお送りしました○○と申します」と切り出せば、相手も思い出して話を聞いてくれやすくなります。

手紙を送ったこと自体が次の連絡の口実にもなるので、送りっぱなしではなく必ずアクションにつなげましょう。

すぐの成果を求めず継続的なアプローチを前提にアプローチする

営業手紙は、送ってすぐ反応や成果が出るとは限りません。

一通でダメでも落胆せず、時間を置いて再度手紙を送る、別の手段でアプローチするなど、継続的な接点作りを心がけます。

特に大手企業の決裁者ほど慎重な傾向があるため、信頼構築には複数回のアプローチが必要です。

手紙はあくまできっかけの一つと捉え、長期的な視点で関係構築を図ることが大切です。

営業手紙を活用するメリット3選

営業活動に手紙を取り入れることには多くのメリットがあります。

中でも、以下の3点は手紙営業の大きな利点と言えるでしょう。

メールより開封率が高く読まれやすくなる

まず第一に、手紙はメールよりも開封されやすいというメリットがあります。

封筒に入った手紙は、メールに比べて開封率が高い傾向にあります。

メールだと件名だけ見て削除されてしまうことも多いですが、手紙は開封しなければ内容を確認できないため、読んでもらえる可能性が高まります。

特に宛名を決裁者本人宛てにすれば、秘書経由でも本人に届きやすくなります。

また、あえて上質な封筒や便箋、記念切手などを使うことで「自分宛ての特別な手紙だ」と感じてもらいやすくなり、さらに開封率が上がるでしょう。

決裁者に直接アプローチできる

二つ目のメリットは、決裁者に直接アプローチしやすいことです。

電話やメールで門前払いされていた相手にも、手紙なら内容を読んでもらえるチャンスがあります。

電話営業では秘書や担当者に阻まれ、なかなか決裁権者と直接話せないことが多いですが、手紙であれば社長や役員宛てに送ることで本人に読んでもらえる可能性が高まります。

たとえ秘書の方が開封したとしても、重要な内容であれば本人に回覧してもらえるでしょう。

このように、手紙は決裁者へのアプローチ手段として非常に有効です。

手元に残り特別感が伝わる

三つ目のメリットは、手紙ならではの特別感と持続性です。

手紙は紙という形で相手の手元に残るため、何度も目に触れるチャンスがあります。

一度読んだ後も机の上やファイルに残してもらえれば、後日改めて見返してもらえる可能性もあります。

さらに、メールではなくわざわざ手紙を送ったという事実自体に特別感が生まれ、「自分のために時間を割いてくれた」という心理的な効果も期待できます。

こうした強い印象を残せる点も、手紙営業ならではのメリットと言えるでしょう。

営業手紙の注意点・デメリット3選

もちろん、手紙営業にも注意すべき点やデメリットがあります。

メリットだけでなく、以下のようなリスクや欠点も把握しておきましょう。

相手に迷惑と思われかねない

一方的に手紙を送りつけることが、相手にとって迷惑に感じられる可能性もあります。

特に相手が手紙によるアプローチを好まない場合や、頻繁に送ってしまった場合、「押し付けがましい」「しつこい」と悪印象を与えかねません。

また、個人情報保護の観点からも、知らない相手から突然手紙が届くことに抵抗を持つ人もいます。

リスクを念頭に置き、送る頻度やタイミング、内容には細心の配慮が必要です。

テンプレートそのままでは逆効果になりかねない

文例集のテンプレートを一切カスタマイズせずに送ると、受け取った相手に「どこかで見たような文面だ」「自分だけに書いたのではなく大量にばら撒いているな」と思われます。

せっかくの手紙に込めた熱意や特別感が伝わらず、機械的で失礼な印象を与えかねません。

必ず自分の言葉に言い換え、相手ごとに個別性を出す工夫が必要です。

反応がないときに読まれていないのか決裁者に届いていないのか判別できない

手紙を送っても返答がない場合、原因を確かめることが難しいというデメリットもあります。

メールであれば開封通知やエラーメールで状況が分かることもありますが、手紙では相手が読んだかどうかを知る術がありません。

宛名を決裁者にしていても、秘書が開封して本人に届かなかった可能性もあります。

「読まれなかったのか、興味を持たれなかったのか」の判断をつけられるように、フォローの電話やメールで様子を伺うことが重要になります。

営業手紙に関するよくある質問

最後に、営業手紙についてよく寄せられる質問にお答えします。

手紙を書く際に迷いがちなポイントをQ&A形式で確認しておきましょう。

営業手紙のテンプレートを使っても大丈夫？

テンプレートの使用自体は問題ありませんが、そのまま流用するのは避けましょう。

テンプレートは文章構成や言葉遣いの参考として活用し、自社や相手企業に合わせて必ず手直しを加えることが大切です。

「テンプレートそのままの手紙」は相手に見抜かれる可能性が高く、かえって誠意が伝わらなくなってしまいます。

あくまで土台としてテンプレートを使い、自分の言葉でオリジナルの内容に仕上げることが成功のポイントです。

営業訪問後には必ずお礼の手紙を送るべき？

商談や訪問の後にお礼の手紙を送ることは非常に良い心がけですが、必ずしも「毎回絶対に送らねばならない」というわけではありません。

場合によっては、後日すぐにメールでお礼を伝えた方が良いケースもあります。

ただし、大きな契約が決まった際や特にお世話になった場合には、改めて手紙で感謝を伝えると丁寧な印象を与えられるでしょう。

相手との関係性や状況に応じて、メールと手紙を使い分けることが大切です。

お客様への手紙の書き出し例文は？

ビジネスの手紙では、冒頭に時候の挨拶や相手を気遣う一文を入れると丁寧です。

突然の連絡である場合は「突然のご連絡失礼いたします。」という一文を続けるとよいでしょう。

既に面識があるお客様への手紙なら、「平素よりお世話になっております。」や「先日は誠にありがとうございました。」といった表現から始めることで、自然な流れになります。

まとめ

デジタルで行き詰まりを感じたら、手紙というアナログ手段で新たな道を切り拓いてみましょう。

本記事で紹介した書き方3ステップや文例、反応率アップのポイントを参考に、ぜひ実際の営業活動で手紙を試してみてください。

丁寧に心を込めた一通の手紙が、大きな商談獲得のきっかけになる可能性もあります。

手紙を武器に、営業成果の向上を目指しましょう。